Excel ist wie ein riesiges, intelligentes Karo-Papier auf dem Computer.
Es besteht aus vielen kleinen Kästchen (Zellen), in den du Text oder Zahlen schreiben kannst. Das Besondere daran: Excel kann für dich rechnen und Ordnung schaffen.
Was macht Excel?
- Automatisch rechnen: Du tippst Zahlen ein und Excel rechnet sie sofort zusammen, zieht sie ab oder teilt sie.
- Ordnung halten: Du kannst Listen erstellen, Einträge von A bis Z sortieren oder Dinge nach Farben filtern.
- Bilder aus Zahlen machen: Excel verwandelt deine Zahlenreihen mit einem Klick in bunte Grafiken und Diagramme.
Ein einfaches Beispiel
Stell dir ein Haushaltsbuch vor: Du trägst in ein Kästchen ein, was du für „Einkäufe“ ausgegeben hast und in ein anderes deine „Miete“. Excel rechnet am Ende des Monats ganz von alleine aus , wie viel Geld dir noch übrig bleibt. Wenn du eine Zahl änderst passt sich das Endergebnis sofort automatisch an.
Erster Schritt: Die einfache Liste erstellen
Stell dir vor, wir planen eine kleine Party und tragen die Kosten für die Getränke ein.
Öffne ein leeres Excel-Blatt. Du siehst oben Buchstaben (A, B, C,…) und links Zahlen (1, 2, 3,…) Jedes Kästchen hat dadurch eine Adresse, genau wie beim Spiel Schiffe versenken.
Tippe nun Folgendes in die Kästchen ein:
- Klicke in das Kästchen A1 und schreibe: Getränk
- Klicke in das Kästchen B1 und schreibe: Preis
- Klicke in das Kästchen A2 und schreibe: Cola
- Klicke in das Kästchen B2 und schreibe: 5
- Klicke in das Kästchen A3 und schreibe: Saft
- Klicke in das Kästchen B3 und schreibe: 4
Deine erste Liste ist jetzt fertig! Jetzt stehen untereinander die Namen und daneben die Preise.
Zweiter Schritt: Die erste, leichte Formel eintippen
Jetzt soll Excel die beiden Preise (5 und 4) automatisch zusammenrechnen. Das Wichtigste vorab: Jede Formel in Excel beginnt immer mit einem Gleichheitszeichen (=). Damit weiß Excel, dass es rechnen und nicht nur Text anzeigen soll.
So gibst du die Formel ein:
- Klicke in das leere Kästchen B4 (direkt unter Preise).
- Tippe genau das hier ein: =B2+B3
- Drücke die Enter-Taste (Eingabetaste) auf deiner Tastatur.
In dem Kästchen erscheint sofort das Ergebnis: 9. Warum ist das so Schlau?
Ändere jetzt testweise den Preis der Cola in Kästchen B2 von 5 auf 10 und drücke Enter. Du wirst sehen: Das Ergebnis in B4 springt automatisch auf 14! Excel merkt sich nämlich nicht die Zahlen, sondern die Kästchen.
Dritter Schritt: leichte Währungsbestimmung
Um aus den normalen Zahlen schöne Euro-Beträge zu machen, musst du Excel nur sagen, dass es sich um Geld handelt. Excel fügt das €-Zeichen und die Cent-Stellen dann ganz automatisch hinzu.
So machst du es Schritt für Schritt:
- Klicke mit der Maus auf das Kästchen B2 (wo deine Zahl steht).
- Halte die Maustaste gedrückt und ziehe sie nach unten bis zum Kästchen B4 (deinem Gesamtergebnis).
- Jetzt sind alle drei Zahlen grau markiert .
- Dannach schaue ganz oben auf deinen Bildschirm in die Menüleiste. Du musst im Reiter Start sein.
- Suche in der Mitte nach dem Bereich, der Zahl heißt.
- Klicke dort auf das Symbol mit dem Geldschein und den Münzen.
- Alternativ findest du dort ein kleines Auswahlfeld, in dem aktuell „Standart“ steht. Klicke darauf und wähle Währung aus.
- Schon verwandeln sich deine Zahlen 5, 4 und 9 in optisch saubere 5,00€, 4,00€ und 9,00€.
Der Große Vorteil
Du darfst das Euro-Zeichen niemals von Hand über die Tastatur hinter die Zahl tippen (also nicht 5€ schreiben). Wenn du das tust, denkt Excel nämlich, es sei Text und kann mit diesem Kästchen nicht mehr automatisch rechnen.
Vierter Schritt: Der einfache 1-Klick-Trick
Dafür nutzen wir jetzt die berühmteste Funktion in Excel: die Summen-Funktion. Sie ist perfekt, wenn deine Liste irgendwann sehr lang wird und du nicht mehr hunderte Kästchen einzeln mit + eintippen möchtest.
So machst du es mit nur einem Klick:
- Klicke auf dein Ergebnis-Kästchen B4 und lösche die alte Formel mit der Entf-Taste (Entfernen) deiner Tastatur, sodass das Kästchen wieder leer ist.
- Lass das Kästchen B4 ausgewählt.
- Schaue ganz oben rechts in deiner Menüleiste (im Reiter Start).
- Klicke auf das Symbol AutoSumme. Das Symbol sieht aus wie ein großes, gezacktes E: ∑.
Was passiert jetzt?
Excel ist schlau: Es schreibt automatisch die Formel =SUMME(B2:B3) in dein Kästchen und zieht einen blinkenden Rahmen um deine Preise. Das bedeutet: „Ich rechne jetzt alles von Kästchen B2 bis Kästchen B3 zusammen.“
Drücke einfach die Enter-Taste auf deiner Tastatur.
Schon steht wieder dein Ergebnis da! Wenn deine Liste später 100 Zeilen lang ist, musst du dank dieser Funktion trotzdem nur dieses eine Symbol anklicken.
Fünfter Schritt: das einfachste Diagramm
Ein Balkendiagramm in Excel ist der beste Weg, um Zahlen auf einen Blick sichtbar zu machen. Excel baut die Grafik komplett von alleine für dich.
So erstellst du dein Diagramm in wenigen Sekunden:
- Damit Excel weiß, was es zeichnen soll, musst du die Liste auswählen.
- Klicke auf das Kästchen A1 (wo „Getränk“ steht).
- Halte die Maustaste gedrückt und ziehe sie schräg nach unten bis zu Kästchen B3 (wo der Preis für den Saft steht).
- Wichtig: Markiere das Gesamtergebnis (die Summe in B4) nicht mit. Sonst wird der Gesamtbalken riesig und verzerrt das Diagramm.
- Dannach Klicke ganz oben in der Menüleiste auf dem Reiter Einfügen.
- In der Mitte siehst du den Bereich Diagramme. Klicke dort auf das Symbol mit den kleinen Säulen (Säulen- und Barrendiagramm).
- Wähle direkt das allererste Bildchen aus (2D-Säule oder 2D-Balken).
Das Ergebnis
Sofort erscheint ein fertiges, buntes Diagramm auf deinem Bildschirm! Du siehst zwei Balken: einen längeren für die Cola und einen kürzeren für den Saft.
Wenn du jetzt den Preis der Cola in deiner Tabelle änderst, verändert sich der Balken im Diagramm im selben Moment ganz automatisch mit.
Ich hoffe dir hilft diese erste Einführung in Excel!
Bei Fragen, Tippfehlern oder auch Kritik gerne an mich weiterleiten.