Excel Einführung – Teil II

Dieses mal durchlaufen wir zusammen eine Tour durch Excel

In nur 8 Schritten wirst du dich mit Excel vertraut machen.

 

Erster Schritt: Addieren von Zahlen

Als erstes Addieren wir Zahlen.

1. Erstelle wie in Teil I eine Liste, hier habe ich eine über Obst verwendet (A1 bis B6):

Obst               Betrag

Äpfel              50

Orangen        20

Bananen        60

Zitronen        40

(frei)          (gelbes Kästchen)

2. Wähle das Gelbe Kästchen aus und gebe =SUMME(B2:B5) ein und drücke dann die Enter-Taste.

3. Am Ende siehst du das dort eine 170 als Ergebnis angezeigt wird.

So wie in Teil I kannst du auch die zahlen jederzeit ändern und Excel wird das Ergebnis automatisch anpassen.

Zweiter Schritt: Zellen automatisch ausfüllen

Als zweites füllen wir Zellen automatisch aus.

1. Schreibe hierzu in ein neues Kästchen eine 1
2. Darunter kommt jetzt eine 2 und dann markieren wir die beiden Zellen. Achte darauf dass du wirklich beide Zellen markierst!
3. Jetzt siehst du unten rechts von der Markierung ein Quadrat. Dieses wir jetzt, so weit wie wir möchten, nach unten ziehen.
4. Jetzt siehst du wie automatisch alle markierten Zellen ausgefüllt werden (hier mit 1, 2, 3, 4, 5,…)

Teste dieses automatische ausfüllen auch mit anderen Sachen. Zum Beispiel mit den Wochentagen oder Monaten (Mo/Mon/Montag oder Jan/Januar/January), hier brauchst du nur eine Zelle und die Schritte zu wiederholen. Natürlich kannst du die Zellen auch nach Rechts, Links oder auch oben ausfüllen lassen.

Als Erweiterung dieser Technik können wir auch Zellen damit Kopieren

Das ginge ungefähr so:

• Zuerst Schreibe in ein Kästchen als Beispiel deine Stadt, bei mir wäre es jetzt Oestrich-Winkel.
• Dann markierst du das Kästchen wieder und ziehst es mithilfe des Quadrates unten rechts nach unten.
• Und fertig hast du es nach unten Kopiert!

Wie auch oben kann dies natürlich auch in jede andere Richtung gemacht werden. Es funktioniert nicht nur mit Text, sondern auch mit Zahlen.

Dritter Schritt: Spalten aufteilen durch Trennzeichen

Als drittes teilen wir Spalten anhand von Trennzeichen.

1. Hierzu schreiben wir als Beispiel verschiedene Tiere auf, immer drei Stück nebeneinander und erstmal nur in drei Zeilen. Ich nutze hier Zellen C32-F32 und C34-F34:

Tiere                                            1.             2.                3.

Adler,Ameise,Fuchs

Wolf,Panda,Pferd

Elefant,Mensch,Gans

über meine Erwähnten Zellen schreibe ich noch die Daten (Tiere, 1., 2., 3.) also in C31-F31 nebeneinander. Mache dir gerne die Spalte C etwas größer.

2. Markiere dir die Zellen C32-F34

3. Klicke auf den Reiter Daten und dort dann bei den Datentools auf Text in Spalten.

4. Achte darauf, dass Getrennt ausgewählt ist und klicke dann auf Weiter.

5. Bei Trennzeichen sollte als Einziges Komma markiert sein und dann gehe wieder auf Weiter.

6. Zuletzt sollte Standard und im Zielbereich $D$32 stehen. Dieser Wert ist die erste Zelle wo die Daten aufgeführt werden sollen.

Nachdem wir auf Fertig stellen gedrückt haben werden die Tiere jetzt getrennt und in den Spalten aufgeführt über die wir vorher 1., 2., und 3. geschrieben haben.

Vierter Schritt: Transponieren der Daten

Als viertes Vertauschen wir die Positionen von Daten durch Transponieren.

Dies kannst du auf zwei Arten machen.

Erste Art:

1. Schreibe etwas in eine Zeile oder nutze etwas von den vorigen Schritten.
2. Markiere diese Zelle oder mehrere und drücke auf deiner Tastatur jetzt die Tasten Strg und C um das markierte zu Kopieren.
3. Jetzt drücke auf ein freies Kästchen und drücke diesmal Strg und V

So hast du ganz leicht deine Daten woanders hin Kopiert.

Zweite Art:

1. Schreibe etwas in eine Zeile oder nutze etwas von den vorigen Schritten.
2. Markiere diese Zelle oder mehrere und gehe auf den Rand der Markierung wodurch ein Kreuz auftaucht.
3. Jetzt ziehe den Kasten auf eine beliebige Stelle. Fertig!

Und so hast du noch schneller deine Daten woanders hin Kopiert.

Fünfter Schritt: Tabellen erstellen

Als fünftes erstellen wir jetzt Tabellen

Markiere dir einen Bereich und klicke dann im Reiter Einfügen auf Tabelle und danach auf okay. So hast du dir ganz einfach eine Tabelle erstellt, diese kannst du jetzt mit deinen Daten füllen und jederzeit noch erweitern, also Größer ziehen.

Sechster Schritt: Diagramme erstellen

Als sechster Schritt erstellen wir jetzt Diagramme.

Entweder können wir dies wie in Teil I über den Reiter Einfügen und Diagramm machen oder mit dieser schnelleren Variante, die ich dir jetzt zeigen werde.

Du klickst jetzt auf ein beliebiges Kästchen in entweder deiner gerade erstellten Tabelle oder in der erstellten Liste vom ersten Schritt. Dann drückst du Strg und Q, jetzt erscheint ein Tab mit verschiedenen Sachen. Dort klickst du einfach auf Diagramme und wählst eins aus.

So hast du noch schneller ein Diagramm erstellt.

Siebter Schritt: Schnellanalyse erklärt

Als siebten Schritt erkläre ich dir einiges über die Schnellanalyse, die wir gerade im sechsten Schritt verwendet haben. Ich spreche hier von dem Tab der nach dem drücken der Tasten Strg und Q aufgetaucht ist.

• Das erste ist „Formatierung„, dort kannst du deine Tabelle Farbig machen mit der Farbskala oder Datenbalken einfügen. Diese Datenbalken tauchen bei deinen Zahlen auf und je höher die Zahl ist je mehr Balken ist in deiner Zelle zu sehen. Schaue dir gerne auch die anderen Sachen an.
• Das zweite ist wie schon besprochen „Diagramme„, diese kannst du dir in verschiedenen Arten erstellen. Wähle etwas aus was zu deiner Tabelle oder Liste passt und leicht verständlich für dich ist.
• Das dritte ist „Ergebnisse„, hiermit kannst du ganz einfach dir die Summe oder den Mittelwert und weiteres von deiner Tabelle anzeigen lassen. Ohne lästiges Formel eintippen.
• Das vierte ist „Tabellen„, wie das Wort schon sagt kannst du damit aus deinen Listen Tabellen machen und aus deinen Tabellen eventuell eine PivotTable erstellen. Diese werde ich dir aber ein anderes mal genauer erklären.
• Zu guter Letzt gibt es noch „Sparklines„, dass sind Minidiagramme die in einzelnen Zellen platziert sind. Womit du direkt an deiner Tabelle ein kleines Balken- oder Liniendiagramm haben kannst.

Achter Schritt: Eine PivotTable erstellen

Jetzt zeige ich dir kurz wie man eine PivotTable erstellt. Im Nächsten Teil werde ich ausführlicher drüber schreiben, da dies ein etwas komplizierteres Thema ist.

Nutze dafür die Tabelle vom fünften Schritt

1. Klicke in eine Zelle deiner Tabelle, um dann im Reiter Einfügen die PrivotTable auszuwählen
2. Wenn du auf PrivotTable gedrückt hast erscheint ein Tab, dort klickst du bitte auf Vorhandenes Arbeitsblatt damit die Tabelle auf dieser Seite bleibt.
3. Dort kannst du dann bei Quelle ganz rechts auf das Zeichen klicken und eine Zelle bei dir auswählen und dann die Enter-Taste zweimal nutzen.
4. Jetzt Siehst du die PrivotTable-Felder, hierzu eine kurze Einführung.

Die wichtigsten beiden Sachen sind hiervon die Zeilen und die Werte. In die Werte kommen immer die Zahlen, also deine Beträge oder anderes was mit Geldwerten zu tun hat. In Zeilen kommt immer der Text, also deine Produkte oder Verkäufer/Käufer und anderes. Die Zeilen sind praktisch wenn du alles untereinander haben möchtest. Natürlich könntest du auch deine Daten in Spalten packen, dann wird alles nach rechts erweitert. Filter benötigst du meist nicht, weswegen ich dir hierzu heute nichts erklären werde.

5. Jetzt kannst du deine Beträge entweder zu Werte ziehen oder in das Kästchen davor klicken damit ein Häkchen erscheint und es automatisch in Werte gepackt wird. Genauso auch mit deinen anderen Daten.

Fertig? Nun es gibt noch vieles über diese Tabelle zu wissen, aber erstmal sollte dir die kurze Version reichen. Du wirst sehen einfache Tabellen reichen für den Anfang!

 

 

Ich hoffe dir hilft diese ausführlichere Einführung in Excel!

Bei Fragen, Tippfehlern oder auch Kritik gerne an mich weiterleiten.