Buchführung – Was ist das?
Buchführung – Einleitung
Buchführung bezieht sich auf das systematische Aufzeichnen von Wertströmen eines Unternehmens. Es ist ein wesentlicher Bestandteil des Rechnungswesens und dient dazu, die finanzielle Aktivität eines Unternehmens zu dokumentieren, zu überwachen und zu analysieren.
Die Buchführung erfasst alle geschäftlichen Transaktionen, einschließlich Einkäufe, Verkäufe, Zahlungen und Einnahmen. Diese Transaktionen werden in Büchern, wie dem Hauptbuch und Nebenbüchern, erfasst. Traditionell erfolgte die Buchführung manuell, aber heutzutage werden oft computergestützte Buchführungssysteme verwendet.
Die Buchführung dient mehreren Zwecken:
- Rechtliche Anforderungen: Die Buchführung ist gesetzlich vorgeschrieben, um die finanzielle Transparenz und Rechenschaftspflicht eines Unternehmens sicherzustellen. Sie ermöglicht die Erstellung von handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Abschlüssen.
- Informationsquelle: Durch die Buchführung erhält das Management Informationen über die finanzielle Leistung des Unternehmens. Auf dieser Grundlage können Entscheidungen getroffen, Finanzberichte erstellt und Budgets erstellt werden.
- Nachweis der Transaktionen: Die Buchführung liefert den Nachweis für alle finanziellen Transaktionen eines Unternehmens. Dies ist wichtig für die Prüfung und um mögliche Unregelmäßigkeiten aufzudecken.
- Analyse und Planung: Durch die Buchführung können Finanzkennzahlen berechnet und analysiert werden. Dies ermöglicht es, die finanzielle Situation des Unternehmens zu bewerten, Trends zu erkennen und zukünftige Planungen durchzuführen.
Es gibt verschiedene Buchführungsmethoden, wie die doppelte Buchführung oder die einfache Buchführung. Die Wahl der Methode hängt von der Größe des Unternehmens und den gesetzlichen Anforderungen ab. In jedem Fall ist eine ordnungsgemäße Buchführung von großer Bedeutung, um die finanzielle Integrität und den Erfolg eines Unternehmens sicherzustellen.
Was sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung?
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, auch bekannt als GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung), sind eine Reihe von Regeln und Prinzipien, die in der Buchführung eingehalten werden sollten, um die Genauigkeit, Klarheit und Vergleichbarkeit der Finanzdaten eines Unternehmens sicherzustellen. Hier sind einige wichtige Grundsätze:
- Klarheit und Übersichtlichkeit: Die Buchführung sollte klar, vollständig und übersichtlich sein. Alle Eintragungen sollten eindeutig und nachvollziehbar sein, sodass sie von anderen Personen gelesen und verstanden werden können.
- Vollständigkeit: Alle Geschäftsvorfälle und Transaktionen sollten erfasst werden, ohne dass relevante Informationen ausgelassen oder manipuliert werden. Es dürfen keine „schwarzen Löcher“ in den Büchern entstehen.
- Richtigkeit: Alle Buchungen müssen sachlich und rechnerisch korrekt sein. Fehler sollten so weit wie möglich vermieden werden, und wenn sie auftreten, müssen sie korrigiert werden.
- Einzelbewertung: Auch Verrechnungsverbot genannt. Jeder Geschäftsvorfall sollte einzeln erfasst und bewertet werden. Die Buchführung sollte die tatsächlichen Wertveränderungen widerspiegeln, die in einer Transaktion stattgefunden haben.
- Konsistenz: Die Buchführungsmethoden und -verfahren sollten über einen längeren Zeitraum konsistent angewendet werden. Dadurch wird eine Vergleichbarkeit der Finanzdaten im Zeitverlauf ermöglicht.
- Periodenabgrenzung: Die finanziellen Auswirkungen von Geschäftsvorfällen sollten dem Zeitraum zugeordnet werden, zu dem sie wirtschaftlich gehören, unabhängig von dem Zeitpunkt, zu dem die Zahlung erfolgt. Hier muss die Ist- und Soll-Versteuerung berücksichtigt werden.
- Nachvollziehbarkeit: Alle Buchungen und Transaktionen sollten nachvollziehbar sein, sodass sie bei Bedarf überprüft werden können. Es sollte eine klare Dokumentation geben, die belegt, warum und wie bestimmte Buchungen vorgenommen wurden. Regel: keine Buchung ohne Beleg!
- GoB-konforme Aufbewahrung: Die Buchführungsunterlagen müssen gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und -vorschriften ordnungsgemäß aufbewahrt werden. In Deutschland in der Regel für 10 Jahre.
Was sind die GoBD
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind in Deutschland gültige Richtlinien für die elektronische Buchführung und Aufbewahrung von Unternehmensdokumenten. Sie wurden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) erlassen und dienen der Umsetzung steuerlicher Anforderungen im digitalen Zeitalter.
Die GoBD haben das Ziel, die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) auf elektronische Aufzeichnungen und Daten anzuwenden. Sie gelten für alle steuerlichen Aufzeichnungen, unabhängig davon, ob sie in Papierform oder elektronisch vorliegen. Die GoBD betreffen somit Buchführungsprogramme, elektronische Kassen, E-Mails, digitale Rechnungen und andere elektronische Unterlagen.
Die wichtigsten Grundsätze der GoBD sind:
- Nachvollziehbarkeit: Alle Geschäftsvorfälle und steuerlich relevanten Daten müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und nachvollziehbar erfasst werden. Änderungen oder Löschungen von Daten müssen protokolliert werden.
- Unveränderbarkeit: Einmal erfasste Daten dürfen nicht ohne ausreichende Dokumentation geändert werden. Änderungen müssen nachvollziehbar sein und dürfen die ursprünglichen Daten nicht verfälschen.
- Datensicherheit: Elektronisch gespeicherte Unterlagen müssen vor unbefugtem Zugriff, Veränderung und Verlust geschützt sein. Es müssen angemessene Maßnahmen zur Datensicherung und zum Schutz der Datenintegrität getroffen werden.
- Aufbewahrungspflicht: Elektronische Unterlagen müssen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verfügbar und lesbar aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung kann sowohl in elektronischer als auch in Papierform erfolgen.
- Datenzugriff (Fortsetzung): Steuerprüfer müssen Zugriff auf alle relevanten Unterlagen und Daten haben, um die steuerliche Richtigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu überprüfen. Die Daten müssen in einer geeigneten Form zur Verfügung gestellt werden, entweder elektronisch oder in ausgedruckter Form.
- Protokollierung: Alle Änderungen, Löschungen und Zugriffe auf elektronische Unterlagen müssen protokolliert werden. Es sollten entsprechende Protokolldateien erstellt und aufbewahrt werden, um nachvollziehen zu können, wer welche Änderungen vorgenommen hat.
- Prüfungssicherheit: Die Buchführung und die elektronischen Unterlagen müssen so organisiert sein, dass sie einer steuerlichen Prüfung standhalten können. Die Prüfbarkeit der Daten muss gewährleistet sein, und alle erforderlichen Informationen müssen schnell und vollständig bereitgestellt werden können.
Die GoBD gelten für alle Unternehmen und Steuerpflichtigen in Deutschland, unabhängig von ihrer Größe oder Rechtsform. Sie sollen sicherstellen, dass die elektronische Buchführung den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und die steuerlichen Anforderungen erfüllt.
Es ist wichtig zu beachten, dass die GoBD regelmäßig aktualisiert und angepasst werden können. Daher ist es ratsam, sich über die aktuellen Richtlinien und Veröffentlichungen des Bundesministeriums der Finanzen auf dem Laufenden zu halten.